ארגון כנס עסקי – 7 טיפים להצלחה

ארגון אירוע או כנס עסקי בימנו מחייב תשומת לב מרבית למכלול פרטים קטנים אך חשובים מאוד להצלחת האירוע מטרותיו. השאלה הראשונה העומדת בפני כל ארגון המבקש להפיק כנס בקנה מידה בינוני עד גדול (עשרות ועד מאות משתתפים) היא האם להפיק את הכנס באופן עצמאי בעזרת בעלי התפקידים בארגון או להיעזר בשירות חברה להפקת אירועים. כאשר מדובר באירועי ענק בהם למעלה מאלף משתתפים אין כלל שאלה ושירותי חברה מקצועית נדרשים.

במידה והחלטתם על הפקה עצמית של האירוע, היתרון הבולט מעבר לחיסכון הכלכלי יהיה השליטה המלאה בפרטים הקטנים והתאמה מושלמת של אופי האירוע למטרות ולמיתוג ומיצוב הארגון, אך הצורך בתשומת לב מלאה ושליטה בכל פרט ופרט הוא גם האתגר הגדול בהפקת אירוע עסקי שיהיה לסיפור הצלחה – אז איפה מתחילים? ריכזנו עבורכם את הצעדים החשובים שאסור לפספס בדרך:

• תכנון מוקדם: תכנון מוקדם של האירוע מחייב ניתוח של המטרות, האתגרים והמשאבים, והתאמת הפתרונות אליהם. לפני הכל חשוב ליצור סיעור מוחות של הנהלת הארגון המשלבת את אנשי השטח אשר באמתחתם ההכרות הטובה ביותר עם צרכי העובדים ו/או הלקוחות, ולהגדיר את מטרות הכנס,  צפי המשתתפים ואופי האירוע המתוכנן.
• חלוקת תפקידים: חלוקה נכונה של תחומי האחריות תסייע הן בחיבור של צוות עובדים למשימה ומחויבות להצלחתה והן בשליטה מלאה בפרטים. בין התפקידים הנדרשים –

1. אחריות על מקום הכנס: בחינה והיכרות של אפשרויות מתאימות ובחירת מקום לאירוע עסקי תוך התייחסות לשיקולי התאמה, נוחות ותקציב.
2. עיצוב ומיתוג: העמדת רול-אפ, תכנון עיצובי הנושק למיתוג של הארגון (מפות בצבעי הלוגו, עמדות מרצה ממותגות, שמשוניות וכדומה).
3. הזמנות וניהול מוזמנים: לכל כנס ואירוע יש להפיק הזמנה רשמית מעוצבת ולשלוט באופן מלא בדרכי ההפצה והרישום לכנס. מומלץ להיעזר בכלים דיגיטליים להפצת ההזמנה (במייל, בווטצאפ וברשתות החברתיות) ובמידה ולא מדובר באירוע סגור לעובדי הארגון- לנהל רישום דיגיטלי ומחייב ומערכת אישורי הזמנות.
4. תוכן ותכנית אומנותית: לכל כנס עסקי ישנן מטרות וחשוב לשלב אותן בתוכן של האירוע. מלבד דברי פתיחה, ברכות ועדכונים עסקיים של הנוגעים בדבר יש צורך בהזמנת מרצה אורח/אומן שיעשיר את האירוע בתוכן ויעניק לו את הערך המוסף הנדרש. חשוב להשקיע מחשבה רבה בהתאמת המרצה והתכנית האומנותית, שכן פרק זה יהווה את החותם האמיתי שיותיר האירוע על המשתתפים. מומלץ להזמין מרצה אומן שאינו מגיע מן התחום המקצועי ומביא סיפור מעורר השראה ומוטיבציה אותו ניתן לחבר לצרכי הארגון ומטרות הכנס.
5. כיבוד והסעדה: לא ניתן לקיים כנס עסקי ללא שירות קייטרינג איכותי ומפנק בסטנדרטים גבוהים. ניהול פרק הכיבוד מתחים בהחלטה על קונספט הארוחה בהתאם לאופי האירוע (שירותי מזנון חופשי, מלצרים רצים, הגשה לשולחנות, עמדות מזון וכדומה) בשילוב בר משקאות חופשי.

מעוניינים לערוך כנס עסקי באווירה אחרת? מתחם האירועים באצטדיון סמי עופר מציע מגוון אולמות אירוח ומתחמי כנסים מרשימים ומעוצבים בהתאמה אישית לאירוע שלך תוך שמירה על סטנדרטים גבוהים במיוחד של אירוח וניסיון רב בניהול כנסים בכל סדרי הגודל – לפרטים נוספים, לחצו כאן.